Privacy Policy

平成25年12月17日

バーチャレクス九州は、バーチャレクス・コンサルティンググループの地方運営拠点です。 コンタクトセンターを中心とした「アウトソーシングサービス」を提供し、 クライアント企業様の顧客接点（インタラクティブ）を革新することを、会社指針に謳っております。 私達は日常的に顧客の個人情報に深く接する業務を行っています。こうした中、昨今、 当社と同様に顧客情報を扱う企業からの個人情報の流出事件が社会的問題となっています。 当社は、これまでにも顧客情報の保護には十分注意して業務を遂行しておりますが、 更に社内的に個人情報保護方針を定め、この方針に則り役員及び全従業員が、これを理解し、行動を律することを宣言します。

1．個人情報の取得と利用と提供

当社は利用目的を明確にした上で取得し、目的の範囲内に限り、個人情報を利用します。 利用目的は個人情報管理台帳上に明示し、個人情報を取扱う各部門の責任において、 利用目的を逸脱した利用が行われないための確認手順を設け、実施します。また、 利用目的の範囲を超えて個人情報の利用を行わないよう、社内の管理体制の整備及び安全管理措置を講じます。 お客さまにご承諾いただいた場合を除き、第三者に対しデータを開示・提供することはいたしません。

2．個人情報の管理と保護

個人情報の管理は、厳重に行うこととし、個人情報の漏えい，滅失又はき損を防ぐため、 必要な安全管理措置を行います。また問題発生の予防のための手順を設け実施するとともに、 万が一の問題発生に対しては速やかに再発防止のための是正を行います。

3．準拠法等

当社は、当社が保有する個人情報の取扱いに関して適用される法令、国が定める指針及びその他の規範を遵守いたします。

4．問い合わせ・苦情への対応

当社は、保有する個人情報に対するお問い合せや苦情に対して、受付、対応の体制と手順を整備し、迅速に対応いたします。

5．個人情報保護管理体制および仕組みの継続的改善

当社は、個人情報保護に関する管理の体制と仕組みについて継続的改善を実施いたします。

個人情報の利用目的について

当社が事業活動において取扱う個人情報の利用目的は、次の通りといたします。

・開示対象個人情報

個人情報の種別	利用目的
取引先情報	業務管理、各種連絡、請求、支払い管理のため
従業者情報	従業者管理に係わる業務に利用するため（業務・労務・人事管理業務、給与関連業務、福利厚生業務など）
採用応募者情報	採用に係わる業務に利用するため（採用に関する情報提供、採用可否判断、採用業務に関する連絡など）
退職者情報	退職者との連絡、退職者からのお問い合わせへの対応に利用するため
お問い合わせ者情報	お問い合わせに回答するため
本人および代理人の情報（開示等請求時）	開示等の求めに回答するため

その他、個別に書面で明示したとおりの利用目的とします。

・それ以外取得個人情報

個人情報の種別	利用目的
受託した業務により取得した個人情報	契約及びそれに伴う連絡、受託業務の遂行、アフターケアなどに利用するため
求人サイトから取得した情報	求人者に対する採用の可否を判断・通知するため

ご本人が容易に認識できない方法による情報の取得について

当社ではWebページのアクセス情報を集計するため、お客様が当社Webページに訪問される際、 Cookieを使用してアクセスログを取得しております。

Cookie（クッキー）とは、利用者がサイトを訪れた際に、その利用者のコンピュータ内に記録されるものですが、 記録される情報は個人を識別するものではありません。

またアクセスログに関しては、皆様がどのような経路でどのくらい頻繁に当サイトを閲覧されているかという情報を収集するため、 適切な範囲で利用しております。これらは皆様のプライバシーを侵害するものではなく、 また皆様のコンピュータへの悪影響を及ぼすものではありません。

尚、ブラウザの設定でCookieを無効にする設定を行っている場合には、 当社からのサービスを正常に受けられない場合があることをあらかじめご了承下さい。

個人情報の安全管理および第三者提供について

弊社は取得した個人情報を適切・厳重に管理し、以下に該当する場合を除き、 個人情報を第三者に提供しません。

・ご本人様の同意がある場合

・法令にもとづく場合

・公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき

・人の生命、身体または財産の保護のために必要がある場合で、ご本人様の同意を得ることが困難であるとき

・国の機関・地方公共団体またはその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行するにあたり協力する必要がある場合で、
ご本人様の同意を得ることが困難であるとき

保有個人データの開示請求等について

当社は、保有する個人データ（※保有個人データ）について、ご本人からの開示等の申し出があった場合には、 当社所定の手続きに従って対応いたします。開示等の申請は、個人情報問い合わせシートに必要事項をご記入の上、当社まで郵送またはメール等にてご連絡ください。申請書類を受理後、改めて連絡いたします。

個人情報問い合わせシート.pdf(42KB)

＜送付先＞〒840-0801 佐賀県佐賀市駅前中央1-10-37　佐賀駅前センタービル

     バーチャレクス九州株式会社個人情報に関する苦情・相談窓口

開示、訂正等のご請求手続きに関するお問い合わせやその他ご不明な点につきましては、下記の問い合せ窓口までお申し出ください。

※「保有個人データ」とは、個人情報取扱事業者が、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、 消去および第三者への提供の停止を行うことのできる権限を有する個人データであって、その存否が明らかになることにより公益その他の利益が害されるものとして政令で定めるもの以外のものをいう。

個人情報の安全管理のために講じた措置について

当社では、個人情報を厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報に関する規程等を策定し、個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。個人情報の適正な取扱いの確保のため、組織的・人的・物理的・技術的安全管理措置の4つの観点より安全管理措置を講じております。

■組織的安全管理措置
事例1）整備した取扱方法に従って個人データが取り扱われていることを責任者が確認
事例2）従業者から責任者に対する報告連絡体制を整備

■人的安全管理措置
事例1）個人データの取扱いに関する留意事項について、従業者に定期的な研修を実施
事例2）個人データについての秘密保持に関する事項を就業規則に記載

■物理的安全管理措置
事例1）個人データを取り扱うことのできる従業者及び本人以外が容易に個人データを閲覧できないような措置を実施
事例2）個人データを取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するための措置を講じるとともに、事業所内の移動を含め、当該機器、電子媒体等を持ち運ぶ場合、容易に個人データが判明しないよう措置を実施

■技術的安全管理措置
事例1）個人データを取り扱うことのできる機器及び当該機器を取り扱う従業者を明確化し、個人データへの不要なアクセスを防止
事例2）個人データを取り扱う機器を外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入

具体的な安全管理措置については下記【問い合わせ窓口】よりお問い合わせください。

個人情報に関する苦情・問い合わせ窓口

＜苦情・問い合わせ窓口＞＞ バーチャレクス九州株式会社

＜電話番号＞0952-27-0805

＜Email＞ml-vxk-p@virtualex.co.jp

＜受付時間＞平日 午前9時～午後6時（年始年末を除く）

個人所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先

＜認定個人情報保護団体の名称＞一般財団法人日本情報経済社会推進協会

＜苦情の解決の申出先＞認定個人情報保護団体事務局

＜住所＞〒106-0032 東京都港区六本木一丁目９番９号 六本木ファーストビル内

＜電話番号＞03-5860-7565／0120-700-779

※当社の商品・サービスに関する問い合わせ先ではありません

バーチャレクス九州株式会社　個人情報保護管理者　平野　一樹